+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Номенклатура делопроизводства в бюджетных учреждениях

Номенклатура делопроизводства в бюджетных учреждениях

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год. Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года — с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка.

Номенклатура дел учреждения

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение.

Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Скачать документ бесплатно Открыть документ в КонсультантПлюс. Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся.

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно. Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре. Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации. Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия. Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи. СЗВ-ТД сдавать не нужно. И еще нулевой РСВ по итогам квартала, сдается Да, директор в фирме одновременно и единственный учредитель.

И как я понимаю, он является работником Директор - это учредитель или нет? Если он одновременно и единственный учредитель в ООО, то трудовой договор Вам в налоговую инспекцию нужно подать заявление. Подробнее о досрочном закрытии патента на ИП ознакомьтесь Главная Формы документов Номенклатура дел организации. Теги по теме. Комментарии 1. Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. В налоговую. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом.

Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту.

У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.

На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания. У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы. Добавьте сайт в закладки! Сообщить об ошибке.

Номенклатура дел организации

Согласно п. Кроме того, согласно п. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел далее по тексту — НД. Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки.

НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим свыше 10 лет и постоянным сроком хранения. Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения. В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения.

При составлении НД используется информация из:. При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями.

В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами. В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД. Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях.

Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений. Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п.

В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер порядковый дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, , где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация.

И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты. Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова.

Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел. Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное состоит из нескольких томов , то следует составить общий заголовок дела. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД.

Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:.

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи. С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет.

В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников. Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной типовой НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя. Дошкольные образовательные учреждения далее — ДОУ при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному функциональному, структурному , исходя из особенностей документооборота учреждения. В соответствии с п. В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения. Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению.

Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись. НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений.

При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом. Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД. Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД.

Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Номенклатура дел образовательного учреждения на й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи. Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в году Типовая номенклатура дел образовательного учреждения Форма и структура номенклатуры дел Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения Номенклатура дел в ДОУ в году: особенности составления Когда должна обновляться номенклатура дел школы Итоги.

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении Согласно п. Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в году Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения.

При составлении НД используется информация из: устава учреждения и положений о его структурных подразделениях если они имеются ; штатного расписания; рабочих планов и отчетов; НД за предыдущие периоды; другой важной документации.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации.

Форма и структура номенклатуры дел Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. Рассмотрим структуру НД подробнее: 1. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

Различают форматы построения по следующим принципам: структурному администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия ; номинальному исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. Примеры составления номенклатуры дел см. Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела.

Номенклатура дел в ДОУ в году: особенности составления Дошкольные образовательные учреждения далее — ДОУ при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от Когда должна обновляться номенклатура дел школы В соответствии с п.

Итоги Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваши вопросы. Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, срок и статью хранения ФГОС.

Ваш вопрос. Помогаем в работе.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.

То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. Отметим, что утвердить образец номенклатура дел организации обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений.

Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности. Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств.

Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке. Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя.

Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения , упускаются некоторые важные формы, дела и бланки.

Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:. Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива. Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав. Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел. Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру.

НД состоит из следующих реквизитов:. Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа. Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения.

Показатель заполняется в конце календарного года. Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее. Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо.

Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения. Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг. Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации.

Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя. Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры , организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения.

В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию ЭПК. Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности.

Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет.

Для таких случаев и нужна отметка ЭПК. Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:. Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

Срочный трудовой договор — это соглашение, которое заключается с работодателем, если рабочие отношения продлятся только определенное время. Но если основания для этого отсутствуют, то контракт признают бессрочным, а организацию накажут. Распечатать Получать рассылку. Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. Что такое номенклатура дел Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться: Положением о создании организации либо Уставом. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.

Штатным расписанием на текущий год. Номенклатурой дел прошлых лет. Описями дел постоянного или временного хранения более 10 лет. Регистрационными формами учреждения. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами. Сфера предназначения Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач: упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации; уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве; облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм; обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Виды номенклатуры В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел: Типовая — это вид номенклатуры дел НД , который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Правила формирования Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Как не упустить главного Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения , упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.

Номенклатура дел организации образец, делопроизводство представлена в нашем материале. Федеральный закон от Приказ Минкультуры России от Приказ Минобрнауки России от Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку.

А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив п. Остальным предприятиям это делать не обязательно.

Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5. В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года.

На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются. Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода п.

То есть образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года. Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю.

При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива п. Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:. То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований на самом деле больше, но об этом позже. Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше искать проще.

В результате получаем:. Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:. Номенклатура дел в ДОУ на год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года. Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам.

В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:. В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама. Что касается бухгалтерских и налоговых документов номенклатура дел бухгалтерии на год с новыми сроками хранения , то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от Номенклатура дел отдела кадров на год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения.

Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы.

Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера.

Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства. ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации. Юлия Космынина. Судебная практика в связи с коронавирусом. Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс.

Нормативная база "Основные Правила работы архивов организаций" одобрены решением Коллегии Росархива от Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс. Автор: Юлия Космынина Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk. Связанные статьи.

Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Основы делопроизводства и документооборота для новичков Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Как отозвать электронную подпись Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. Другие образцы документов. Как правильно подписывать документы. Как оформить сопроводительное письмо к договору. Какие отчеты сдавать в центр занятости. Как пользоваться фильтрами в таблицах excel.

Как использовать сводные таблицы Excel в КДП. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.

Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг.

Подписка на журналы Актион Госфинансы до конца года за наш счет! Звонок бесплатный по телефону 8 98 66! Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям. Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно. После регистрации вы увидите свой результат теста и рекомендации по обучению. Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм.

Мы следим за качеством наших материалов. Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения — систематизированного перечня наименований дел.

С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении. Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами:.

Не забудьте оформить подписку! Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:. В свою очередь, документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Скорый поиск документов в ежедневной текущей работе возможен лишь при их четкой классификации — распределении и группировке документов в дела по характерным признакам одному или нескольким.

Составление номенклатуры дел — основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 75 ГОСТ Р номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения.

На основании номенклатуры дел производится:. Номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам делам.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы, в том числе и для бюджетных учреждений. Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам.

В нее включаются все дела организации и журналы регистрации, за исключением научно-технических документов и печатных изданий. При этом различают:. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Такая номенклатура относится к нормативным документам. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, на которые она распространяется, с указанием их индексов.

Она носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной. Так, в номенклатуру дел учреждения из типовой или примерной номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве учреждения.

При этом допускается конкретизация заголовков с учетом специфики учреждения. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Каждое учреждение независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел имеет конкретную номенклатуру дел. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста учреждения.

Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, а также комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Основанием для нее служат номенклатуры дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел учреждения рассматривает и одобряет экспертная комиссия. Дальнейшие действия зависят от того, поступают документы на государственное хранение или нет. В первом случае номенклатура дел визируется архивистом и направляется на согласование в государственный архив.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации. В любом случае по окончании формирования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения, после чего печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается руководителем учреждения и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Номенклатура дел организации пересматривается не менее одного раза в пять лет. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Названиями остальных разделов номенклатуры дел чаще всего выступают названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой учреждения. Если в учреждении нет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме.

Соответственно, в таком случае названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлениями деятельности учреждения. На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, она выступает основным учетным документом в делопроизводстве. В архиве учреждения номенклатура используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела может состоять, например, из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений направлений деятельности.

В графу 2 включают заголовки дел томов, частей. Заголовок дела четко и в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Также недопустимы вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения.

Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу вопросам она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается:. В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, указывается вид и автор документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В графе 3 указывается количество дел томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются:.

В номенклатуру дел также включаются справочные карточки, журналы учета документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел свободные места , которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-поверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа г.

Он включает типовые управленческие архивные документы с указанием сроков хранения, образующиеся при выполнении однотипных управленческих функций в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и государственных муниципальных учреждений.

В отдельных случаях используется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля г.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 5 лет, 10 лет, 75 лет и постоянно. Срок хранения в этом случае определяет само учреждение исходя из практической ценности документации, но он не может составлять менее одного года. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел томов , отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего эту отметку, и расшифровки его подписи. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. Сколько дезсредств и антисептиков необходимо вашему учреждению. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Читайте в электронном журнале. О журнале Ввести код доступа.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Согласно п. Кроме того, согласно п. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел далее по тексту — НД. Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел. Номенклатура дел организации образец, делопроизводство представлена в нашем материале. Федеральный закон от

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2020 год

Подписка на журналы Актион Госфинансы до конца года за наш счет! Звонок бесплатный по телефону 8 98 66! Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям. Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и под.

Номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Нинель

    Отличное видео

  2. Гаврила

    Тарас как вы сможете комментировать новость о том что в Украине вступают в силу идиотские изменения в Уголовный Кодекс:Секс по Согласию?

  3. agedeach

    Не рассказывай этим ПИДАРАМ ничего!Пусть свой мотлох оставляют за бугром а тут их полисиянты быстро поопускаютПИДАРЫ И БЕСПРЕДЕЛЬЩИКИ ГОЛОТЬБА БЛЯ ИДИТЕ НАХУЙ

  4. Евгеиня

    Тарас , ваши ролики всегда не в бровь , а в глаз. Спасибо.